Як посилити свою заявку на грант? Поради від misto.cafe

Кафе суспільного впливу misto.cafe успішно завершило перший грантовий сезон — троє переможців уже втілюють свої ідеї в життя. А поки триває прийом заявок на другий сезон, команда проєкту проаналізувала найтиповіші помилки, що траплялися у попередньому відборі.

Керівниця misto.cafe Анастасія Гуліта ділиться висновками і порадами, котрі допоможуть уникнути неточностей і зробити заявку сильнішою.

1. Документи

Досить часто подані документи не відповідали вимогам — наприклад, були не в тому форматі, без офіційного підтвердження або не за шаблонами, що вказані у формі заявки. Це значно уповільнює розгляд проєкту або робить його неможливим.

Наприклад, замість витягу з Єдиного державного реєстру деякі учасники подавали виписку — а це різні документи. Також варто пам'ятати: документи, сформовані через сервіси типу Opendatabot чи YouControl, не мають юридичної сили — і для участі в програмі misto.cafe не підходять.

Правильний варіант — електронний витяг, підписаний КЕП (кваліфікованим електронним підписом), котрий можна отримати на сайті Мін’юсту.

Ще одна важлива вимога — підтвердження неприбуткового статусу організації. Коректні варіанти:

• рішення податкової про включення до Реєстру неприбуткових установ (часто має печатку);
• витяг з реєстру неприбуткових установ (можна отримати через електронний кабінет платника податків).

Варто не забувати про якість сканкопій:

• зображення має бути чітким і повним (без обрізаних країв);
• не повинно бути відблисків або затемнень;
• якщо документ двосторонній — надаються обидві сторони.

2.  Бюджет 

Умови програми передбачають чіткий бюджетний діапазон: від 30 000 до 100 000 грн. Якщо є потреба збільшити бюджет — можна залучити співфінансування або адаптувати кошторис до меж проєкту.

Також слід пам’ятати: на оплату праці слід спрямовувати не більше 15% від суми гранту. Це правило дозволяє забезпечити, щоб основна частина бюджету йшла безпосередньо на реалізацію активностей.

Деякі заявники плутали грантові кошти з власними інвестиціями або очікуваними доходами.

Якщо планується співфінансування або власний внесок — варто розмежувати:

• які витрати покриє грант,
• які — інші джерела.

Це допоможе краще зрозуміти структуру фінансування і уникнути непорозумінь.

3.  Логіка та планування

Грантова програма misto.cafe передбачає реалізацію проєкту до 6 місяців — від початку до фінального звіту. Варто уникати нереалістичних строків або надто стиснутих графіків — краще продумати логічний, спокійний і здійсненний таймлайн.

Реалізація проєкту починається після отримання фінансування, але планування варто робити заздалегідь.

На етапі подачі бажано підготувати:

• прототипи або ескізи матеріалів;
• попередні домовленості з партнерами;
• дизайн, промоційний план, дорожню карту.

Також часто заявки мають сильну ідею, але слабку логіку:

• назва не відповідає меті,
• мета не розкривається через завдання,
• дії не ведуть до результатів,
• бюджет не підкріплює заплановані активності.

Кожна частина має логічно витікати з попередньої:

Мета → Завдання → Активності → Результати → Бюджет

4. Команда та партнери

Будь-який проєкт — це насамперед люди. Важливо показати не лише, що буде зроблено, а хто саме це зробить, і з ким у партнерстві.

Невизначені формулювання типу «до реалізації буде залучено фахівців» не завжди працюють. Натомість корисні конкретні деталі:

• ім’я та прізвище (можна додати посилання на портфоліо або профіль);
• роль у команді: дизайнерка, фасилітатор, SMM-менеджер, івент-менеджер;
• який стосунок до того чи іншого етапу проєкту.

Навіть якщо це перша ініціатива у житті — варто поділитись релевантним досвідом:

• участь у подібних заходах;
• волонтерство;
• навчання;
• особисті вміння, пов’язані з темою проєкту.

Якщо є попередні домовленості з:

• просторами для заходів;
• місцевими закладами, владою;
• іншими ГО чи ініціативами;
• бізнесом або медіа — це варто вказати.

Партнерства — це плюс. 

5. Візуалізація і локація

Проєкти, що передбачають просторові зміни, потребують чіткої візуалізації.

Замість ескізу від руки краще надати:

• креслення чи схему в графічному редакторі;
• позначення площі, обʼєктів, розміщення;
• опис просторових особливостей.

Якщо ще немає точної локації — можна вказати:

• приблизну адресу або територію;
• чи потрібні дозволи — і чи є домовленості;
• хто є власником простору;
• чи потрібно узгодження із сусідами.

Для урбан-проєктів особливо важлива деталізація. Якщо планується стінопис, скульптура чи інсталяція — варто додати:

• приклади (референси);
• масштаб (висота, площа, об’єм);
• матеріали;
• хто реалізує задум;
• чи реалістичний бюджет.

6. Комунікації

Щоб ідея досягла своєї аудиторії — потрібно добре продумати комунікацію.

Варто скласти:

• комунікаційні план і стратегію: етапи, канали комунікації, основні меседжі, цільові аудиторії;
• орієнтири для оцінки успіху: KPI, згадки в медіа і соцмережах, відгуки, імпакт тощо.

Важливо: обов’язково стежити за поштою. Саме через [email protected] відбувається вся офіційна комунікація — з уточненнями, запрошеннями, підтримкою.

7. Організаційні моменти 

Для проєктів із втручанням у публічний простір важливе попереднє узгодження:

• з владою;
• з власниками територій;
• з профільними установами.

Це особливо актуально для:

• парків і вулиць;
• інсталяцій;
• заходів у публічному просторі.

Це не просто формальність — своєчасне погодження дозволяє уникнути затримок у реалізації.

Також варто розуміти і показати суспільний вплив:

• яку проблему вирішує проєкт,
• який матиме вплив на громаду,
• чи буде ефект довготривалим, а не лише короткочасним.

Нагадаємо, другий грантовий сезон стартував 15 квітня. Цього разу програма зосереджується на підтримці ініціатив, що сприяють культурі турботи про себе та ближніх, підвищують обізнаність про здоров’я й популяризують активне життя як основу сильної громади.

Подати заявку можна до 15 травня 2025 року (включно). Гранти передбачені в розмірі від 30 до 100 тисяч гривень, а загальний бюджет сезону — 230 489 гривень.

Подробиці — за посиланням.